خریداری تجهیزات سامانه مرکز تلفن اینترنتی

مرکزتلفن ابری یا مرکز تلفن ویپ چیست و چطور به کسب‌و‌کار شما کمک می‌کند؟

مرکزتلفن ابری، راهکاری مقرون به‌صرفه

مرکز تلفن اینترنتی یا تلفن ابری در واقع همان مرکزتلفن ویپ محلی یا درون سازمانی است که کسب‌و‌کارهای کوچک و متوسط با هزینه کمتر و ویژگی‌های منحصر به فرد امکان استفاده از این سرویس را از هر نقطه جغرافیایی می‌توانند بر روی بستر اینترنت داشته باشند. با توجه به اینکه استفاده از این مرکزتلفن نیازی به تهیه سرور، تجهیزات شبکه و نیروی پشتیبانی مقیم در شرکت ندارد، همچنین به دلیل عدم وجود تجهیزات در شرکت هزینه ای بابت برق نیز پرداخت نخواهد شد، در نتیجه هزینه تمام شده استفاده از این سرویس تلفن نسبت به یک مرکزتلفن محلی بسیار پایین‌تر خواهد بود. در این مطلب به صورت کامل به شما خواهیم گفت که مرکزتلفن ابری چیست و چطور به کسب‌و‌کار شما کمک خواهد کرد.

تلفن ابری چطور باعث توسعه کسب و کار می شود؟

با خرید  از مرکز تلفن اینترنتی شما مدیریت بهتری روی پرسنل حضوری و دور کار خواهید داشت مدیریت بهتر باعث فروش بیشتر و در نتیجه توسعه کسب و کار خواهد شد.

چه عواملی باعث مدیریت بهتر پرسنل می شود؟

چند مورد پر اهمیت  لیست شده و بقیه امکانات در جدول اخر صفحه قابل مشاهده می باشد.

1- ضبط مکالمات کارمندان

2- منشی گویا پیشرفته

3- مانیتورینگ تماس ها

4- شنود آنلاین مکالمات

5- گزارشات پیشرفته تماس (بیشتر از 70 مدل گزارش)

6- نظرسنجی پایان مکالمات

چرا باید از مرکز تلفن ابری یا مرکز تماس ابری استفاده کنیم؟

با پیشرفت تکنولوژی و اینترنت امروزه در تمامی کشور های دنیا تلفن های معمولی به تلفن های اینترنتی و سیستم های سانترال به مرکز تلفن VoIP یا همان مرکز تماس ابری تغییر کرده اند.

در میان تمام سرویس های مرکز تلفن ویپ یا مرکز تماس ابری بروزترین و ساده ترین سیستم که هم به لحاظ پشتیبانی مناسب باشد و هم به لحاظ کارکرد بتواند مطمئن عمل کند مرکز تلفن ویپ ابری (Hosted PBX) است. در واقع مرکز تلفن ویپ ابری همان مرکز تلفن معمولی می باشد ولی شما دیگر نیاز به نصب و خرید سرور و سخت افزار و نگهداری در محل ندارید. به این معنی که سرور بر روی یکی از بهترین دیتاسنتر های ایران میزبانی می شود و شما هزینه سرور و برق آن را نخواهید داشت. و برای مدیریت تماس ها نیاز به یک اینترنت معمولی دارید

از مهمترین مزیت های مرکز تلفن ابری  عدم محدودیت به یک اینترنت خاص می باشد، شما به راحتی با همه اینترنت ها امکان مکالمه دارید حتی دیتای سیم کارت

مرکز تلفن ابری یا مرکز تماس ابری (Hosted PBX) به جای اینکه در محل شرکت شما نصب و راه اندازی شود به عنوان یک سرویس پایدار اینترنتی در اختیار شما قرار میگیرد. این فناوری در اروپا و آمریکا با نام Hosted PBX یا Cloud PBX نامیده میشود.

مرکزتلفن ابری چیست؟

پیش از آنکه بخواهیم در مورد مرکزتلفن ابری بگوییم، بهتر است کمی در مورد مرکزتلفن ویپ صحبت کنیم. مرکزتلفن ویپ یک سیستم تلفن هوشمند است که در یک دهه اخیر جایگزین سانترال منسوخ پاناسونیک شده است. در واقع شرکت‌هایی که دارای تعدادی خط تلفن و پرسنل هستند برای مدیریت تماس‌های ورودی و خروجی و همچنین استفاده از سرویس‎‌هایی مثل تلفن‌گویا، ضبط تماس، گزارش مکالمات، صندوق صوتی، صف‌تماس و… از  استفاده می‌کنند.

مرکزتلفن ابری یا Hosted PBX در واقع همان مرکزتلفن ویپ درون سازمانی است با این تفاوت که برای استفاده از آن نیازی به خرید تجهیزات سخت افزاری و استقرار در شرکت خود ندارید. این سرویس روی یک سرور مجازی در شرکت سرویس‌دهنده از قبل پیاده‌سازی شده است و شما از طریق اینترنت با آن ارتباط برقرار ‌می‌کنید. می‌توانید تماس‌های ورودی را پاسخ ‌دهید، تماس خروجی بگیرید، از مکالمات خود گزارش تهیه کنید و هر نیاز دیگری که داشته باشید این سرویس به شما ارائه خواهد داد. به صورت کلی شما به جای هزینه‌های زیاد تهیه سرور و تجهیزات، پشتیبانی و … فقط هزینه استفاده از خدمات آن را به صورت ماهیانه، فصلی یا سالیانه پرداخت می‌کنید.

به زبان ساده تر

تلفن ابری یا مرکز تلفن کلود یا همان ویپ ابری به جای اینکه در محل نصب و راه اندازی شود روی بستر اینترنت راه اندازی  می شود و از هر جای ایران امکان تماس ورودی و خروجی بدون نیاز به سخت افزار را می دهد.

برای اطلاعات بیشتر تا انتها با ما همراه باشید.

مرکزتلفن ابری چطور به کسب‌و‌کار شما کمک می‌کند؟

سرویس‌های ابری سالهای زیادی است که در حال جایگزینی به جای سرورهای محلی، مخصوصا برای کسب‌و‌کارهای کوچک تا متوسط شده‌اند. این امر باعث شده است که شرکت‌های زیادی از سرویس‌های تحت شبکه استفاده کنند زیرا همانطور که گفته شد، اینگونه سرویس‌ها به دلیل کاهش هزینه‌ و چالش‌های نگهداری معمولا مورد استقبال شرکت‌های کوچک تا متوسط قرار می‌گیرد. معمولا سازمان‌های بزرگ و دولتی به دلیل داشتن بودجه زیاد و سیاست‌های خاص درون سازمانی و امنیتی کمتر سراغ سرویس‌های مجازی و مرکزتلفن ابری می‌روند. در این بخش با مزیت‌های این مرکزتلفن تحت‌شبکه آشنا خواهید شد و به شما می‌گوییم که این سیستم تلفنی چطور می‌تواند به کسب‌و‌کارتان کمک کند.

در صورتی که از یک مرکزتلفن ابری استفاده کنید، هزینه‌های جاری استفاده از خدمات این سرویس در مقایسه با یک مرکزتلفن ویپ محلی بسیار کاهش پیدا خواهد کرد. به طور مثال شما به عنوان مدیر یک ‌کسب‌و‌کار دیگر نیازی ندارید که یک سرور برای نصب نرم‌افزار مرکز‌تلفن تهیه کنید، دیگر نیازی نیست که بخشی از فضای یک اتاق برای تجهیزات سخت‌افزاری وابسته، اشغال شود. نیازی به پرداخت هزینه برق مصرفی تجهیزات و سرور مرکزتلفن ویپ و همچنین یک کارشناس پشتیبان مقیم نخواهید داشت. تمامی این موارد در کنار هم شما را متحمل هزینه‌های جانبی می‌کند که با داشتن یک مرکزتلفن ابری، صرفا هزینه استفاده از خدمات را پرداخت خواهید کرد.

·        جابجایی محل کار بدون یک لحظه قطعی تلفن

یکی از دغدغه‌های بزرگ مدیران هر شرکت در زمان جابجایی محل کار، قطعی تلفن و از دست دادن تماس‌های ورودی شرکت است. فرض کنید شرکتی در زمینه فروش یا خدمات فعالیت دارد و در روز 30 تماس ورودی دارد. در صورتی که این شرکت زمان نقل و مکانش سه روز طول بکشد، به صورت تقریبی 100 تماس را از دست می‌دهد و این موضوع ‌می‌تواند برای هر کسب‌و‌کاری باعث ضرر و زیان شود. حالا فرض کنید همین شرکت از مرکزتلفن ابری استفاده ‌کند، در این شرایط تمام تجهیزات و خطوط روی بستر اینترنت و در شرکت سرویس ‌دهنده هستند. بنابراین در زمان جابجایی، تماس‌های ورودی و خروجی این شرکت همچنان پابرجا هستند و حتی یک لحظه قطعی در این شرایط نخواهد بود.

سرویس مرکزتلفن ابری معمولا بر روی سرورهای مجازی شرکت‌های ارائه دهنده خدمات سرورمجازی پیاده‌سازی و پیکربندی می‌شود. اینگونه شرکت‌ها به دلیل حساسیت کاری که دارند به صورت 24 ساعته آماده پاسخگویی به کاربران خود هستند. بنابراین سرور شما به صورت 24 ساعته پشتیبانی و نگهداری می‌شود.

با توجه به اینکه تمام ارتباطات مرکزتلفن ابری روی بستر اینترنت است، بنابراین اگر در کسب‌و‌کار خود سیاست دورکاری دارید، استفاده از این مرکزتلفن هوشمند بهترین گزینه برای شما خواهد بود. در واقع با ایجاد یک داخلی روی سیستم تلفن ابری و همچنین یک تلفن رومیزی تحت‌شبکه، لپ‌تاپ یا تلفن هوشمند، هر آن چیزی که برای ارتباط با مشتریان و همکاران نیاز دارید را به دست خواهید آورد. به همین سادگی!

·        ارتقای سرور مرکزتلفن ابری بدون دردسر

اگر شما یک مرکزتلفن ویپ محلی داشته باشید، زمانی که به دلیل افزایش تعداد داخلی و پردازش سرور مجبور به تغییرات در سرور فیزیکی خود شوید دچار چالش‌های زیادی از جمله خاموش شدن سرور و از دست دادن تماس‌هایتان خواهید شد. اما به دلیل اینکه تمام منابع زیرساخت سرور شما به صورت نرم‌افزاری تعیین شده است، به راحتی در چند دقیقه بدون از سرویس خارج شدن سیستم تلفن، ارتقای سرور صورت می‌گیرد.

زمانی که شما از یک مرکزتلفن ویپ درون سازمانی استفاده می‌کنید، نیروی IT شرکت شما وظیفه دارد مثل سایر سرویس‌های دیگر از سیستم تلفن نیز پشتیبانی کند. این موضوع باعث می‌شود یک وظیفه و تعهد دیگر بر دوش کارشناس فناوری اطلاعات باشد و نتواند به سرویس‌های دیگر سازمان به درستی رسیدگی کند. اگر شما از مرکزتلفن ابری استفاده کنید، در واقع بار پشتیبانی این سرویس را از دوش بخش فناوری اطلاعات شرکت یا کارشناس IT برداشته اید تا بتوانند به سرویس‌های دیگر با کیفیت بیشتری رسیدگی کنند.

مزیت‌های عمومی مرکزتلفن ابری

تا اینجای مطلب شما را با مزیت‌های خاص این مرکزتلفن هوشمند، آشنا کردیم. شاید به تازگی با مرکزتلفن ویپ آشنا شده باشید، همانطور که پیش‌تر گفته شد، مرکزتلفن ابری همان مرکزتلفن ویپ محلی است با این تفاوت که تمام این سیستم در محلی دیگر روی سرورهای یک شرکت ارائه دهنده سرورمجازی نصب می‌شود و شما بدون خرید هیچگونه تجهیزات فقط با کمترین هزینه از خدمات این سیستم تلفن استفاده می‌‌کنید. بنابراین این بخش به شما کمک می‌کند تا بدانید به صورت کلی داشتن یک مرکزتلفن هوشمند برای کسب‌و‌کارتان چه مزیت‌هایی دارد و چه ویژگی‌هایی این سیستم تلفنی را از سانترال منسوخ پاناسونیک متمایز می‌کند. در ادامه مزیت‌های دیگر این مرکزتلفن را به شما خواهیم گفت.

1- تلفن‌گویا

سیستم منشی دیجیتال یا تلفن‌گویا وظیفه تقسیم تماس‌های ورودی به سمت دپارتمان یا داخلی‌های خاص یک شرکت را برعهده دارد. زمانی که فردی با شرکت شما تماس می‌گیرد، منشی دیجیتال علاوه بر معرفی و خوش‌آمدگویی، واحدهای مختلف شرکت شما را نام مي‌برد تا فرد تماس‌گيرنده بدون صرف زمان زياد به صورت مستقيم با شخص يا بخش مورد نظر خود صحبت كند. منشي ديجيتال به صورت شبانه روزي امكان برقراري تماس را به سمت افراد سازمان شما دارد. با پیاده سازی تلفن‌گویا، یک منشی خستگی ناپذیر 24 ساعته در شرکت خود خواهید داشت.

2- صف تماس

صف تماس به شما این امکان را می‌دهد تا زمانی که تعداد اپراتورهای شما از تعداد تماس‌های ورودی کمتر بود، بدون از دست دادن مشتریان، امکان پاسخگویی را داشته باشید. فرض کنید در مرکزتماس خود 10 اپراتور پاسخگو دارید اما معمولا تماس‌های ورودی شما حدود 15 نفر است. بنابراین اپراتورهای شما در صورت مشغول بودن امکان پاسخگویی به تماس گیرنده یازدهم تا پانزدهم را ندارند. این افراد وارد صف تماس می‌شوند، مي‌توانيد براي آنها موسيقي یا پیام تبلیغاتی خود را پخش کنید و موقعیت آنها را در صف تماس اعلام کنید تا زمانی که یکی از اپراتورهای پاسخگو آزاد شود و پاسخگوی افراد حاضر در صف باشد.

3- گزارش‌گیری دقیق از تماس‌های ورودی، خروجی و داخلی به داخلی

مرکزتلفن ابری یک ویژگی بسیارحائز اهمیت دارد و آن گزارش‌گیری دقیق از تماس‌های ورودی و خروجی است. به طور مثال شما می‌توانید یک بازه زمانی (تاریخ و ساعت) برای یک شماره تلفن ثابت، موبایل یا یک داخلی تعیین و از آن گزارش گرافیکی تهیه کنید. مدت زمان مکالمات، فایل صوتی مکالمات، بیشترین تماس‌های خروجی و ورودی، تماس‌های از دست رفته و … از انواع روش‌های گزارش‌گیری این مرکزتلفن است. سیستم گزارش‌گیری می‌تواند کیفیت عملکرد اپراتور‌های شما را افزایش و شما را برای ارائه سرویس بهتر به مشتریان یاری کند.

4- کنفرانس صوتی

سیستم کنفرانس صوتی به شما این امکان را می‌دهد تا بتوانید با افراد درون یا خارج از سازمان طبق شرایط مختلف کنفرانس صوتی برقرار کنید. مثلا می‌توانید اتاق کنفرانس صوتی را طوری پیکربندی کنید تا زمانی که فردی وارد اتاق شد به سایر افراد حاضر اعلام شود، برای ورود به اتاق رمز بگذارید، فردی را از اتاق کنفرانس صوتی اخراج یا صدای شخصی را قطع کنید. کنفرانس صوتی یک راه حل کارآمد برای زمانی است که می‌خواهید با افراد مختلف در سازمان یا خارج از سازمان کنفرانس صوتی برقرار کنید.

5- امنیت بالا

شرکت‎‌های ارائه دهنده مرکزتلفن ابری طبق قوانین موجود در سازمان تنظیم مقررات موظف هستند حداکثر تمهیدات امنیتی را بر روی سرورهای خود پیاده سازی کنند و در حفظ اطلاعات درون سازمانی شرکت‌ها کوشا باشند. بنابراین این شرکت‌ها از نرم‌افزار و سخت‌افزارهای قدرتمند امنیتی برای جلوگیری از دسترسی افراد سودجو به اطلاعات تماس و خطوط مخابراتی شما استفاده می‌کنند.

6- توسعه پذیری بالا

مرکزتلفن ابری با توجه به انعطاف‌پذری بالایی که دارد، ابن امکان را به شما می‌دهد تا بتوانید آن را با توجه به نیاز خود شخصی‌سازی کنید. این ویژگی یکی از مهم‌ترین خصوصیات مرکز‌تلفن ویپ است و همین امر باعث شده است که بسیاری از شرکت‌هایی که سرویس و نرم‌افزارهای زیادی دارند و تصمیم به ارتباط با مرکز‌تلفن تحت شبکه دارند، به سمت این مرکزتلفن مهاجرت یا پیاده‌سازی کنند.

علاوه بر امکان ارتباط با سایر سرویس و نرم‌افزارهاي داخل سازمان، امكان پیاده‌سازی هرگونه نیاز منحصر به فرد شرکت و برنامه نویسی روی این سیستم وجود دارد. به طور مثال پیاده‌سازی نظرسنجی تلفنی، تشکر از تماس، ارائه کد رهگیری، دریافت اطلاعات کاربر برای پشتیبانی،  سامانه مرکز تلفن اینترنتی ، ارتباط با درگاه‌های بانکی و … از جمله ماژول‌های قابل پیاده سازی بر روی این مرکزتلفن است.

7- پنل آنلاین وضعیت اپراتور‌ها

مدیران فروش، مدیران مرکز تماس و به صورت کلی افرادی که در یک شرکت مدیریت تیمی را بر عهده دارند معمولا به دنبال روش هایی هستند تا بتوانند وضعیت عملکرد اعضای تیم خود را در لحظه رصد کنند. مرکزتلفن ابری به شما این امکان را می‌دهد تا از طریق یک پنل تحت‌وب، به صورت آنلاین وضعیت مکالمات اعضای تیم را بر اساس مدت زمان مکالمه، شماره‌های تماس و نام افراد، در لحظه رصد کنید.

8- صندوق صوتی

صندوق صوتی از دیگر ویژگی‌های کارآمد این سیستم تلفنی است. به طور مثال صندوق صوتی را می‌توانید روی یکی از مسیرهای تلفن‌گویا خود قرار دهید تا پیشنهادات و نظرات مشترکین یا مشتریان خود را دریافت کنید. یا زمانی که خارج از شرکت بودید و امکان پاسخگویی را نداشتید افراد بتوانند برای شما پیغام صوتی بگذارند. این صندوق صوتی به نوعی طراحی شده است که کاربران می‌توانند از هر نقطعه جغرافیایی با استفاده از یک رمز عبور به آن دسترسی داشته باشند.

9- ضبط مکالمات تماس

قابلیت ضبط صدا در مرکزتلفن ابری به شما این امکان را می‌دهد تا بتوانید به عنوان مدیر یک بخش به نحوه مکالمه کارشناسان یا اپراتورهای پاسخگو اشراف داشته باشید و در صورت لزوم برای افزایش بهره‌وری افراد نکته‌هایی را آموزش دهید. همچنین ممکن است زمانی اختلافی بین افراد سازمان یا مشتریان در مکالمه تلفنی پیش بیاید و نیاز به گوش دادن فایل دخیره شده مکالمه داشته باشید، در این شرایط نیز می‌توانید از فایل ضبط شده مکالمات خود استفاده کنید.