امضای الکترونیکی چیست؟
برای امضا کردن اسناد و قرارداد، یکی از ارکان مهم، قانونی بودن امضا است. یعنی که امضایی که پای سند یا قرارداد می‌خورد، جعل نشده باشد و امضا متعلق به فرد امضا کننده باشد. در عصر دیجیتال، برتری امضای الکترونیکی مدیران و صاحبان کسب‌وکار به سوی استفاده از این امضا هدایت میکند. برای گرفتن بهترین وکیل مواد مخدر در اصفهان کلیک کنید.
امضای الکترونیکی، فایل دیجیتال یا سمبلی است که به قرارداد یا فایل پیوست می‌دهند یا قرار می‌دهند و نشان دهنده قصد شخص برای امضای قرارداد یا فایل است.در ادامه مقاله می‌بینیم امضای الکترونیکی چیست؟ چگونه می‌توان از آن استفاده کرد و از مزایای آن بهره‌مند شد؟ جهت آگاهی از افراد کار بلد و بهترین وکیل اصفهان همراه ما باشید.
امضای الکترونیکی چیست؟
به گفته مستر وکیل، همانگونه که می‌دانیم امضای کاغذی یک نمایه دست‌نویس از نام و نام خانوادگی یا لقب شخص است. ماهیت قانونی آن تأیید هویت فرد است و رضایت، وضعیت قراردادی و تایید اطلاعات موجود در یک سند را نشان می‌دهد. امضای الکترونیکی هم تمامی آثار امضای دست‌نویس از نظر ایجاد آثار حقوقی را داراست و ماهیتی شبیه به امضای دستی و اثر انگشت، اما با مفهومی دقیق‌تر و امن‌تر در دنیای الکترونیک دارد.
این امضا شکل های مختلفی دارد و اشخاص به شیوه های متفاوتی اسناد را به صورت الکترونیکی امضا می‌کنند. امضای الکترونیکی به این روش‌ها مثل تایپ کردن نام امضاکننده در محل امضا، الصاق نسخه اسکن شده امضای شخص امضاکننده، کلیک کردن روی دکمه “قبول می‌کنم”، و یا استفاده از فناوری در هم ریختن رمزنگاری به ثبت می‌رسد. از لحاظ امنیت هرکدام از این امضاها درجه متفاوتی دارند. با این حال، مثال‌های خیلی کمی از امضای الکترونییک وجود دارد که از لحاظ قانونی واجد شرایط حساب نمی‌شود.
امضای الکترونیکی بیانگر قصد فرد برای پذیرش محتوای یک سند یا مجموعه‌ای از اطلاعات مرتبط با آن امضاء است که از نظر قانون هم به رسمیت شناخته شده و نشان می‌دهد که امضاکننده قصد پایبندی به مفاد و شروط سند را دارد. این سند می‌تواند انواع یا یا هر سندی باشد که از نظر حقوقی معتبر است.
امضای الکترونیکی چه ضرورتی دارد؟
از عوامل مهمی که باعث اعتبار سند یا هر قرارداد دیگری میشود صحت انتساب آن به صادرکننده سند یا قرارداد است و این مهم از طریق امضاء یا مهر کردن سند صورت می‌گیرد. از آنجایی که در ، امضای الکترونیکی پدیده‌ای نوظهور است در قراردادهای الکترونیکی باید براساس ویژگی‌های خاص مربوط به این نوع قراردادها که به شیوه الکترونیکی صادر شده‌اند صحت انتساب آنها را به صادرکننده احراز کرد. بنابراین همانند حقوق سنتی، اثر امضاء الکترونیکی هم الزام صادرکننده به مفاد سند و بهره‌مندی از امتیازات آن در فرض وجود رابطه قراردادی مبتنی بر این اصل است:
«اسناد بدون امضاء فاقد اعتبار و اثر حقوقی هستند»
با ظهور و گسترش روزافزون تقریبا هر صنعتی از امضای الکترونیکی سود میبرد. طبق توافقات بین المللی، این امضا در قراردادها و اسناد استفاده میشود.
از دیگر دلایل رواج این نوع امضا، رشد مشاغل از راه دور است. و حتی پیش از آن، به کمک مشاغل فریلنسری آمد که نیازمند راه حلی بودند تا بتوانند اسناد و قرارداد را امضا کنند اما در مکان مربوطه حضور پیدا نکنند. بنابراین در مورد امضای الکترونیک، قوانین و وضع شده است.
مزایای استفاده از امضا الکترونیکی برای امضا کردن اسناد و قرارداد
یک مزیت برجسته امضای دیجیتال پشتوانه حقوقی آن در کشور است. مورد را در ماده ۷ را بیان میکند. بدین صورت که: هرگاه قانون، وجود امضا را لازم بداند، امضای الکترونیکی کافی است. پس براساس این ماده، امضای دیجیتال به‌تنهایی و بدون نیاز به امضای دستی برای قانون کفایت میکند. موارد زیر است:
- کاهش هزینه ها: امضای الکترونیکی باعث میشود سازمان‌ها در هزینه ها صرفه جویی کنند. موجب افزایش سرعت گردش کار میشود و در صرفه جویی زمان موثر است. از مواردی که امضای الکترونیک هزینه ها را کاهش می‌دهد می‌توان به هزینه پرینت، پست و انبار و آرشیو کردن اشاره کرد. همچنین در این صورت سازمان می‌تواند به کار خودش بپردازد و بهره وری بالاتری داشته باشد.
- سرعت افزودن به تجارتها و مشاغل از راه دور: شما از هر جا می‌توانید امضای خود را ثبت کنید، که در نهایت این موجب میشود که از هرجا راحت تر تجارت انجام داد، چه از راه دور، چه در بین مشغله های دنیای کار.
- افزایش راندمان: با امضای الکترونیکی گردش کاری به طرز محسوسی بالا میرود. چرا که صاحبان اسناد متوجه میشوند چه زمانی و چه کسانی اسناد را امضا کرده اند. این روند جریان کاری، بهره وری کارمندان را بالا میبرد.
همچنین اغلب امضاهای الکترونیکی دارای یک ابزار داشبورد هستند. به وسیله این ابزار متوجه می‌شوید که کدام اسناد در انتظار هستند تا به امضا برسند، سرعت روندی افزایش می یابد که پیش از امضای الکترونیک، گاها تا هفته ها طول میکشید. همچنین با ابزار امضای الکترونیک، اسناد و قراردادها به گونه ای ذخیره میشوند که راحت تر قابل دسترسی باشند.
- سریعتر شدن رشد سازمان‌ها و افزایش درآمد هم از مزایای امضا الکترونیکی است که ارتباط زیادی به افزایش سرعت راندمان شرکت‌ها دارد.
- امنیت بیشتر: یکی از روش‌های ایمن‌سازی اطلاعات و از روش‌های معتبر حفظ امنیت در شبکه است. این روش به خصوص در مساله تجارت الکترونیکی و مدیریت اسناد الکترونیکی جایگاه ویژه‌ای دارد. امضای دیجیتالی تصدیق هویت، امنیت، محرمانه بودن، امانت‌داری و غیرقابل‌انکار بودن را تامین میکند.
چگونه می‌توانیم امضای الکترونیکی داشته باشیم؟
برای این کار باید با استفاده از امضای خود را بسازید سپس می توانید آن را برای اسناد مختلف استفاده کنید. خوب است برای این منظور از خدمات استفاده کنید. با ثبت نام در سایت وین ساین شما امضای الکترونیکی خود را دریافت می‌کنید و تیم پشتیبانی همواره در کنار شما خواهد بود تا به پرسش‌های شما پاسخ دهد.
شرایط لازم برای معتبر شدن قراردادهایی که با امضای الکترونیکی ثبت شدند
اشخاص و تجارتها برای معتبر ساختن قراردادهایی که با امضای الکترونیکی ثبت میشوند، باید اقداماتی انجام دهند تا قرارداد جلوه قانونی و قابل اجرا پیدا کند. اقداماتی که برای قانونی شدن قرارداد لازم است به شرح زیر است:
- دریافت رضایت از امضاکنندگان:
طرفین قرارداد باید با رضایت خودشان، قرارداد را با امضای الکترونیکی امضا کنند. طرفین میتوانند به اشکال متفاوت از جمله با رایانامه یا حتی ثبت امضای الکترونیک در قرارداد، رضایت خود را بیان کنند. البته مواردی هم وجود دارد که باید پیش از امضای قرارداد، به طور صریح رضایت خود را اعلام بدارند.
- اطلاع کامل امضاکنندگان از برگه ای که پای آن را امضا می‌کنند:
باید شرایط و ضوابط قرارداد به طور روشن برای امضاکنندگان بیان شود و نباید صرف بازبینی یا توضیح مختصر در مورد قرارداد، امضای الکترونیک ثبت شود.
- دادن گزینه های دیگر به امضاکننده:
درست است که امضای الکترونیک در خیلی از موارد، باعث میشود تا از کاغذها و اوراق کمتر استفاده شود. با این حال بعضی تجارتها هنوز نیاز به قراردادهای کاغذی دارند. علاوه بر آن، گزینه قرارداد کاغذی باید همیشه برای کسانی که مایل هستند از این روش استفاده کنند، روی میز باشد.
- نگهداری رونوشت‌هایی از سند:
طرفی که قرارداد را تنظیم میکند، باید نسخه الکترونیک و یا کاغذی قرارداد امضا شده را نگه دارد. همچنین باید رونوشتی از قرارداد را به سایر طرفین بدهد یا به آنها اطلاع دهد چگونه میتوانند رونوشتی از قرارداد را داشته باشند.
- مطلع کردن امضا کننده از حق عدم رضایت:
اشخاص باید اطلاع داشته باشند که در صورتی که بخواهند، میتوانند عدم رضایت از قرارداد را اعلام کنند. باید مراحل پروسه عدم رضایت برای اشخاص توضیح داده شود.
مستندات قانونی امضای الکترونیکی چیست؟
امضای الکترونیکی اینگونه تعریف میشود: هرگونه صدا، علامت یا فرآیند الکترونیکی که به مدرک الکترونیکی با در نظر گرفتن شرایط علمی مربوط بدان، الحاق یا با آن همسان شده و این امضاء از سوی شخصی که قصد پذیرش مدارک را دارد، درج شده یا به دستور و برای او طراحی شده است.
بسياري از كشورها، بين سال‌هاي ۱۹۹۶ تا ۲۰۰۱ ميلادي، با استفاده از مقررات بين‌المللی موجود و رهنمون‌های ارائه‌شده در خصوص امضای الكترونيكی مبادرت به قانونگذاری در اين زمينه كرده‌اند. در حال حاضر مي‌توان گفت در تمام نظام‌های حقوقي مورد پذيرش است. نیز در بند «ی» از ماده ۲، در تعریف آن می گوید:
امضای الکترونیکی عبارت از هر نوع علامت منضم شده یا به نحو منطقی متصل شده به داده پیام است که برای شناسایی امضاء‌کننده داده پیام مورد استفاده قرار می‌گیرد.
امضای الکترونیکی چه انواعی دارد؟
تاكنون روش‌های مختلفی در خصوص چگونگی انجام امضای الكترونيكی از زمان پيدايش فن‌آوری آن و با توجه به افزايش ضريب امنيت، معرفي و به‌كار گرفته شده است كه به‌طور کلی دو دسته اصلی دارد:
امضای الکترونیکی ساده
مانند امضای یک سند و ارسال یک کپی اسکن‌شده بوسیله حساب ایمیل، نام کاربری و رمز عبور، یا پذیرش شرایط و ضوابط یک وب سایت است. پیوند منطقی بین حساب ارسالی (آدرس ایمیل) و امضا وجود دارد. با این حال، در واقع ثابت نمی‌کند که امضاکننده واقعی چه کسی است. این دسته، پایین‌ترین سطح امنیت را ارائه می‌دهد.
امضای الکترونیکی پیشرفته
ویژگی‌های امضای الکترونیکی پیشرفته مطابق با الزامات زیر است:
- مختص به فرد امضاکننده باشد؛
- به وسيله امضاکننده و يا تحت اراده انحصاری وی صادر شده باشد؛
- هويت امضاکننده داده پيام را معلوم نمايد؛
- با داده‌های پیام امضا شده به گونه‌ای مرتبط باشد که هر تغییر بعدی در آن داده‌های پیام قابل تشخیص باشد.
یک امضای پیشرفته دارای امنیت بالاتری نسبت به امضای ساده است.